Na czym polega workation i o czym trzeba pamiętać przed wyjazdem?

Workation to praca zdalna wykonywana czasowo z miejsca kojarzonego raczej z wypoczynkiem. Może to być na przykład apartament nad morzem czy dom w górach. W ramach workation można też wybrać się na wyjazd zagraniczny. Nie jest to jednak urlop, tylko normalna praca w innej lokalizacji. Dlatego przed wyjazdem trzeba sprawdzić kilka kwestii, o których przed tradycyjnymi wakacjami wcale nie myślimy.

Czym właściwie jest workation?

Workation łączy zmianę otoczenia z aktywną pracą zawodową. Pracownik nadal realizuje zadania, pozostaje dostępny w ustalonych godzinach i odpowiada za jakość pracy. Różnica polega na tym, że robi to spoza stałego miejsca zamieszkania lub zwykłej lokalizacji pracy zdalnej.

Najważniejsze jest odróżnienie workation od urlopu wypoczynkowego. Podczas urlopu pracownik nie świadczy pracy. Podczas workation odpoczynek zaczyna się dopiero po zakończeniu obowiązków służbowych. Sam pobyt w atrakcyjnym miejscu nie zmienia więc charakteru dnia roboczego i pod względem prawnym jest to po prostu praca zdalna.

Zjawisko workation wpisuje się w szerszą zmianę sposobu myślenia o pracy i mieszkaniu. W raporcie „Living 2040”, który powstał dzięki współpracy portalu Nieruchomosci-online.pl z agencją Open Format wskazano, że wraz ze wzrostem mobilności zawodowej i cyfrowej zmienia się podejście do miejsca pracy i mieszkania. Przeprowadzka coraz rzadziej oznacza szukanie nowego zatrudnienia, bo część obowiązków można wykonywać z innego miasta, regionu, a nawet kraju. Według badania Inquiry na zlecenie Open Format 64% badanych Polaków pozytywnie ocenia pomysł łączenia pracy zdalnej z pobytem w miejscu wypoczynkowym.

W raporcie mobilność została opisana jako jeden z czynników, które mogą zmieniać decyzje mieszkaniowe. Jeśli pracę można zabrać ze sobą, miejsce zamieszkania nie musi być wybierane wyłącznie pod kątem codziennych dojazdów do biura. Większego znaczenia nabierają wtedy standard mieszkania, dostęp do usług czy cisza i otoczenie sprzyjające odpoczynkowi.

fot. magnific.com

Czy workation wymaga zgody pracodawcy?

Tak, na tę formę wyjazdu niezbędna jest zgoda, jeżeli mówimy o pracowniku zatrudnionym na podstawie umowy o pracę. Workation nie powinno polegać na tym, że pracownik samodzielnie wyjeżdża i dopiero po fakcie informuje firmę, skąd pracuje. Zgodnie z zasadami pracy zdalnej miejsce jej wykonywania wskazuje pracownik, ale musi ono zostać uzgodnione z pracodawcą.

To oznacza, że w praktyce znaczenie ma konkretna lokalizacja. Pracodawca musi wiedzieć, czy z wybranego miejsca pracownik będzie mógł wykonywać obowiązki w ustalonych godzinach, odbierać służbowe wiadomości i brać udział w spotkaniach. Powinien też mieć pewność, że osoba zatrudniona ma warunki do bezpiecznej pracy oraz ochrony firmowego sprzętu i danych. Krótki wyjazd do innej miejscowości w Polsce zwykle wiąże się z mniejszą liczbą formalności niż dłuższa praca za granicą.

Najbezpieczniej ustalić wyjazd z wyprzedzeniem i zrobić to w formie mailowej lub pisemnej. We wniosku warto podać termin, miejsce pobytu, godziny dostępności i informację, czy wyjazd odbywa się w Polsce, czy za granicą. Trzeba też sprawdzić regulamin pracy zdalnej, bo firma może mieć własne zasady dotyczące pracy spoza stałego miejsca zamieszkania.

Czy workation można potraktować jako okazjonalną pracę zdalną?

Krótkie workation może być traktowane jako okazjonalna praca zdalna, ale nie dzieje się to automatycznie. Ten tryb sprawdzi się przede wszystkim przy krótkim wyjeździe, który obejmuje kilka dni pracy z innej miejscowości. Jeśli wyjazd ma być dłuższy albo ma się powtarzać, lepiej oprzeć go na standardowych zasadach pracy zdalnej obowiązujących w firmie.

Przy pracy okazjonalnej nie stosuje się części przepisów o pracy zdalnej, czyli na przykład obowiązku zapewnienia narzędzi pracy i pokrywania niektórych kosztów. Nie znaczy to jednak, że kwestie bezpieczeństwa również nie obowiązują. Pracodawca nadal musi uwzględnić zasady BHP właściwe dla pracy zdalnej.

O czym pamiętać przy workation za granicą?

Wyjazd zagraniczny wymaga większej ostrożności niż praca z innego miejsca w Polsce. Poza zgodą pracodawcy dochodzą kwestie podatkowe, ubezpieczeniowe i imigracyjne. Znaczenie może mieć kraj pobytu, długość wyjazdu, rezydencja podatkowa i lokalne przepisy dotyczące prawa do pracy.

Nie każdy krótki wyjazd od razu wywoła problemy formalne, ale nie można zakładać, że dla firmy praca z dowolnego kraju jest tym samym, co praca z mieszkania w Polsce. Przy dłuższych lub regularnych wyjazdach temat powinien zostać sprawdzony z działem kadr, prawnikiem albo doradcą podatkowym.

Istotne są również różnice czasowe. Przed wyjazdem należy ustalić, czy pracownik pracuje według polskich godzin, czy według czasu lokalnego. To ważne przy spotkaniach, obsłudze klientów i zadaniach zależnych od pracy innych osób w zespole.

Jak przygotować miejsce do pracy podczas workation?

Miejsce wyjazdu musi pozwalać na spokojną pracę przez kilka godzin. Internet powinien być stabilny, a warunki w pomieszczeniu sprzyjać skupieniu. Warto też zadbać o stanowisko pracy. Biurko i wygodne krzesło nie zawsze są w takich miejscach dostępne i trzeba wtedy iść na kompromis. Musi on być jednak rozsądny i nie narażać zdrowia pracownika. Właśnie dlatego przed rezerwacją noclegu warto sprawdzić stabilność łącza oraz warunki w pokoju. Jeżeli praca wymaga wideokonferencji, znaczenie ma też akustyka i neutralne tło.

W czasie wykonywania obowiązków zawodowych konieczne jest dbanie o bezpieczeństwo sprzętu i danych. Korzystanie z publicznego Wi-Fi, praca z kawiarni albo pozostawienie służbowego laptopa bez zabezpieczenia mogą naruszać firmowe procedury. Przed wyjazdem trzeba sprawdzić, czy pracodawca wymaga na przykład blokady ekranu, szyfrowania dysku lub innych zasad ochrony danych.